CONCEPT SỰ KIỆN LỄ VINH DANH, MỪNG CÔNG

Một trong các yếu tố quyết định trực tiếp đến sự thành công của một event là việc xây dựng concept tổ chức sự kiện. Tùy vào quy mô của từng chương trình mà concept cũng theo hướng khác nhau. Với các chương trình quy mô nhỏ lễ khai trương, tiệc sinh nhật thì concept đơn giản vui tươi, với các chương trình như lễ vinh danh lại khác, chương trình đòi hỏi concept hoành tráng, trang trọng, vừa theo sát được chủ đề của chương trình vừa trúng mục tiêu thông điệp của khách hàng.

Sự kiện là mảnh đất để các nhà tổ chức sự kiện thỏa sức trải nghiệm và sáng tạo. Mỗi một sự kiện được tổ chức sẽ nhằm nhiều mục đích khác nhau, nhiều thông điệp khác nhau.

Không phải ngẫu nhiên chủ đề của chương trình vinh danh bóng đá Thủ đô lại là “Tự hào Hà Nội – Vinh quang Việt Nam”. Thông điệp này chính là mục tiêu mà Tập đoàn T&T cùng tập thể Câu lạc bộ Bóng đá Hà Nội (Hà Nội FC) kiên trì theo đuổi ngay từ những ngày đầu thành lập, đáp ứng lòng mong mỏi của người hâm mộ về một đội bóng xứng tầm đại diện bóng đá Thủ đô, khẳng định vị thế của Hà Nội trên bản đồ bóng đá chuyên nghiệp quốc gia và châu lục.

Để thực hiện chương trình đặc biệt trang trọng này, BTC đã phải lên concept từ rất sớm, những ý tưởng chủ đề được lựa chọn kỹ lưỡng sao cho phù hợp với thông điệp và mục tiêu của Tập đoàn T&T cùng CLB Bóng đá Hà Nội.

Để chuyển tải những thông điệp đó, hơn thế nữa là để xây dựng hình ảnh của thương hiệu, xây dựng ấn tượng tốt đẹp trong tâm trí người tham dự về sản phẩm thông qua trong sự kiện, những người tổ chức chương trình không thể bỏ qua việc xây dựng concept cho sự kiện của mình.

Concept chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Và trong chương trình lễ vinh danh BTC đã làm tốt được điều đó, mang lại cho khán giả một buổi trình diễn mãn nhãn và tự hào.

Sân khấu trang trí cho sự kiện cũng được lễ vinh danh được dựng với những biểu tượng của thủ đô Hà Nội ngàn năm văn hiến: Cột cờ Hà Nội, chùa Một Cột, Tháp Rùa…Màu sắc chủ đạo là vàng và tím, những tiết mục văn nghệ cũng là những chủ đề về Thăng Long Hà Nội, rồng bay, trống hội…Nghi lễ trao huân chương được cử hành trang trọng có đội quân nhạc đi cùng. Nơi đặt cúp và chỗ ngồi của các vị lãnh đạo thành phố, ban lãnh đạo Tập đoàn T&T cũng được bày trí đẹp mắt trang trọng.

Sự sáng tạo trong cách thể hiện trong concept lễ mừng công này là minh chứng cho việc BTC đã đầu tư suy nghĩ và tìm tòi những ý tưởng độc đáo, mới lạ và vẫn có tính khả thi, tức là vấn đề tạo ý tưởng tốt cho việc tổ chức event.

Người làm event (Eventer) luôn luôn đòi hỏi sự sáng tạo trong cách suy nghĩ và tư duy nhằm tìm ra các phương án mới, liên tục đem đến những trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng. Thực tế, sáng tạo là một trong những tố chất cần có của người làm nghề tổ chức sự kiện

Người làm event cần phải đi nhiều nơi, đồng thời luôn phải biết quan sát mọi sự vật xung quanh mình khi đến bất kì đâu. Cuộc sống sẽ là một kho tàng ý tưởng, là chất liệu tạo nên bản kế hoạch mới của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên siêng cập nhật thông tin thời sự và những diễn tiến của đời sống trên báo đài, qua mạng xã hội, điều này sẽ giúp bạn nảy sinh những ý tưởng cho event của mình chuyên nghiệp hơn.

Hơn thế nữa, các event planners cần quan tâm, cóp nhặt ý tưởng từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác và cũng nên tìm hiểu về những nét lịch sử, văn hóa để làm nền tảng cho bản thân bạn một kiến thức thật sự vững vàng.

Điều quan trọng nhất phải nhắc đến là vấn đề muôn thủa: “đầu tiên là tiền đâu” – vấn đề kinh phí. Dù ý tưởng của bạn dù có xuất sắc đến đâu, hình thức sự kiện mà bạn tổ chức là gì, cũng sẽ không tránh được vấn đề này. Không ít nhà tổ chức sự kiện phải bó hẹp lại ý tưởng của mình do ngân sách chuẩn bị cho sự kiện quá eo hẹp. Bởi vậy, khi vạch ra danh sách các ý tưởng, bạn hãy cân nhắc kỹ ngân sách để có thể đưa ra những ý tưởng hay và thực tiễn nhất.

Một vấn đề nữa đó chính là nghiên cứu thị trường. Nếu ý tưởng của bạn tưởng rằng độc đáo, nhưng đã từng có người đề ra và thực hiện rồi, thì có nghĩa là nó không còn sự mới lạ. Và bạn hãy rút kinh nghiệm những ưu điểm – nhược điểm từ các sự kiện trước đó để làm “cẩm nang” cho mình. Điều này thực sự rất hữu ích cho việc triển khai chuẩn bị cho concept của bạn.

Hãy kêu gọi các cộng sự của bạn đóng góp ý tưởng về concept bằng cách viết những suy nghĩ vào những tờ giấy nhỏ rồi dán lên bảng ý tưởng để chọn ra những ý tưởng được đánh giá cao nhất. Sau khi đã có được concept, mọi người sẽ tiếp tục suy nghĩ chủ đề và các ý tưởng khác xoay quanh concept cũng bằng phương pháp chọn lọc như trên.

Khi bạn làm sự kiện muốn truyền tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện thì bạn phải xây dựng được ấn tượng đối với người tham gia sự kiện, và phương thức nhanh nhất để làm được điều đó là xây dựng concept tốt cho chương trình. Từ concept sự kiện, bạn có thể phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác ý tưởng về trang trí, ý tưởng cho các hoạt động sẽ diễn ra, ý tưởng về quà tặng… Và những ý tưởng phụ đó phải làm nổi bật lên ý tưởng chính, concept chính của chương trình. Lên concept là phần quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện bởi nó được xem là kim chỉ nam định hướng cho việc triển khai sự kiện.

Nami Media (Tổng hợp)