YẾU TỐ THỜI TIẾT ẢNH HƯỞNG THẾ NÀO ĐẾN SỰ KIỆN & CÁCH KHẮC PHỤC

Ngay sau khi mùa giải 2019 kết thúc, đội bóng Thủ đô đã có một lễ vinh danh hoành tráng và giàu ý nghĩa tại sân Hàng Đẫy vào tối qua 1/11. Mọi thứ chuẩn bị cho sự kiện lớn này đều được chuẩn bị chu đáo tỉ mỉ, từ kịch bản, sân khấu, khách mời…nhưng thời tiết lại không ủng hộ, mưa nặng hạt suốt thời gian diễn ra sự kiện khiến BTC phải rất vất vả để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Thời tiết là một trong những vấn đề nhức nhối hàng đầu trong các chương trình sự kiện được tổ chức ngoài trời. Vậy nên xử lý thế nào nếu không may sự kiện của các bạn gặp điều kiện thời tiết xấu, mưa bão?

Không thể dời sự kiện vào một ngày nắng đẹp khác vì tất cả mọi thứ chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện đã sẵn sàng, vé đã đến tay các khách mời…vậy nên cách xử lý hiệu quả nhất có lẽ vẫn là có sẵn phương án đề phòng rủi ro và phản ứng thật nhanh chóng.

Hơn lúc nào hết người làm sự kiện lại phải “vắt óc” để tìm ra được những giải pháp tối ưu nhất  để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, thành công; khách tham dự đông đủ, không xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Mùa mưa thường kéo dài từ tháng 4 đến tháng 10. Nhiệt độ thời tiết cao và thường xuyên xuất hiện những cơn mưa rào nhiệt đới diễn ra nhanh chóng. Trong những năm gần đây, do môi trường sinh thái toàn cầu bị ảnh hưởng xấu đi làm quy luật thời tiết khí hậu cũng khác trước.Người làm sự kiện nên có những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thiên tai, mưa bão, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, thành công; khách tham dự đông đủ, không xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Thời tiết là yếu tố rủi ro lớn nhất với các sự kiện, tiệc ngoài trời tổ chức. Có những phương án thay thế như trang trí thêm khung giàn nhà bạt để tạo không gian an toàn, giảm các vấn để ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên có những sự kiện đặc trưng tổ chức linh động ở nhiều điểm ngoài trời, khó có thể thiết kế giàn nhà bạt để giảm thiểu rủi ro này được. Ví dụ như tiệc buffet ngoài trời, dã ngoại, các chương trình vui chơi, sự kiện này gắn với thiên nhiên để làm nền. Rủi ro này có thể phải thay bằng địa điểm trong nhà, trang trí nghiêng về hướng thiên, không làm mất đi không khí của chương trình.

Đối với những sự kiện của các thương hiệu (ra mắt sản phẩm mới, khai trương, v.v…), trừ những trường hợp bất khả kháng như mưa bão quá lớn đến mức gây nguy hiểm cho người tham dự, còn lại hầu hết các sự kiện thuộc dạng này đều sẽ diễn ra theo đúng lịch trình. Khi đó, công việc của đơn vị tổ chức là đảm bảo an toàn và sử dụng các phương án dự phòng ngay lập tức (VD: có ô dù che cho nghệ sĩ lên sân khấu, thay đổi hoặc bố trí ô dù tại vị trí phát biểu của VIP, cắt bỏ các tiết mục không biểu diễn được dưới trời mưa, tránh chập cháy về điện do nước mưa gây ra …).

Tổ chức sự kiện là loại hình thức hoạt động ngày càng phổ biến với các công ty, doanh nghiệp… nhằm quảng bá hình ảnh, PR thương hiệu, giới thiệu sản phẩm đến với tất cả mọi người. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày càng khắt khe, đội ngũ tổ chức sự kiện phải thật sự chuyên nghiệp, biết cách quản lý thời gian, thi công, quản lý đám đông và nhân sự… để tránh xảy ra sự cố, ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, hoặc có khả năng làm cho sự kiện không đạt được mục tiêu.

Những điểm cần lưu ý:

  • Chuẩn bị tài chính tính thêm cả phần rủi ro thời tiết xấu
  • Chọn ngày & địa điểm tổ chức
  • Trang bị các vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị sử dụng trong sự kiện
  • Dời lịch tổ chức chương trình
  • Mua bảo hiểm cho sự kiện
  • Tiếng ồn khi gặp đk thời tiết xấu
  • Luôn có phương án khác

                                                                                                                    Nami Media (Tổng hợp)

Nami Media chuyên tư vấn, xây dựng kịch bản và tổ chức chương trình sự kiện. Thiết kế, thi công sân khấu, cung cấp âm thanh- ánh sáng, MC, nhóm nhảy chuyên nghiệp, múa lân, trống hội khai trương. Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông (Booking Media)
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NAMI

Điện thoại: (024). 373099096

Fax: (024). 373099097

Hotline: 0943190848

Website: www.nami-media.com.vn/

Email: info@nami-media.com.vn hoặc vietanh@nami-media.com.vn